Datei besteht aus Informationen (Daten), die zusammengefasst werden (z.B.: ein Brief) und zusätzlichen Metainformationen, die die Datei beschreiben.

Zum Beispiel ein Brief mit Microsoft Word geschrieben und in einer Datei abgelegt.

Daten:

• Absender
• Adressat
• Datum
• Betreff
• Aktenzeichen
• Anrede
• Brieftext
• Grußformel
• Unterschrift
• Anlagen

Methoden:

• Dateinamen + Extension
• Dateigröße
• Erstellungsdatum
• Änderungsdatum
• Dateiflags (Archiv-Bit, Schreibschutz-Bit)
• Dateipfad

Ablage von Dateien: - Ordnerstruktur wird eingerichtet

• verschiedene Klassifizierungen sind möglich (Briefe, Rechnung, Lieferscheine, Jahr, Dateityp)
• in Papierform würde man eine Hängeregistratur verwenden
• Ablage der Rechnungen nach Kunden

Aber!: Suche nach Rechnungen ist aufwendig

• Es gibt Software, die die Klassifizierung flexibel gestaltet und die Suche vereinfacht
• verschiedene Anforderungen

(z.B.: Kundenprogramm, Lohnabrechnungsprogramm, Buchhaltungsprogramm …) führen zu unterschiedlichen unabhängigen Datenbeständen

Problem: Datenänderungen müssen in allen Programmen, in dem sie vorkommen parallel geändert werden

• Zwischen verschiedenen Datensätzen können Relationen bestehen (z.B.: Adresse)

Prinzipiell können solche Datenbestände in einer Tabellenkalkulation verwaltet werden.

• Aber die Datenänderung ist fehleranfällig und/oder Daten mehrfach vorhanden
• Daten ungeschützt vor löschen
• Datenformat oft proprietär

Datenbanksystem, das:

• große Datenmengen verwalten kann
• Daten nur einfach beinhaltet (keine Redundanzen)
• schneller Zugriff erlaubt (Indexierung)
• Zugriffsrechte erlaubt
• Relationen zwischen Daten erlaubt (Datenkontrolle)
• schnelle Datenänderungen erlaubt (Datenmanipulation)
• Sicherungen der Daten erlaubt (Backup, Restore)
• Datenstrukturen anpassen lässt (Datendefinition)